Fecha de Aprobación: 21 de agosto de 2024
I. Introducción
Sindicato de Trabajadores de la Gobernación de Nariño, en adelante SINTRAGOBERNAR, comprometido con la protección de la privacidad de sus afiliados, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta la protección de datos personales en Colombia.
II. Identificación
Nombre de la Institución: Sindicato de Trabajadores de la Gobernación de Nariño SINTRAGOBERNAR
Dirección: Calle 12 No. 23-78 Segundo Piso – Palacio Departamental
Correo Electrónico: contactenos@sintragobernar.org.
Teléfono del Responsable: 316 472 7542
Página web: http://www.sintragobernar.org/
III. Marco Legal
- Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012.
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.
IV. Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
- Dato Personal: Información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables.
- Dato Público: Información considerada pública según la ley, como estado civil, profesión, oficio y calidad de servidor público.
- Datos Sensibles: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Datos Indispensables: Datos personales imprescindibles para llevar a cabo la actividad sindical.
- Datos Opcionales: Datos requeridos para ofrecer servicios adicionales a su objeto y finalidad.
- Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas.
- Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos para su tratamiento.
V. Principios
- Legalidad: Tratamiento conforme a disposiciones legales.
- Finalidad: Tratamiento para finalidades legítimas y específicas.
- Libertad: Tratamiento con consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Transparencia: Garantía de acceso a la información sobre el tratamiento.
- Seguridad: Protección de datos personales contra uso o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: Mantenimiento de la privacidad de los datos personales.
VI. Derechos del Titular
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SINTRAGOBERNAR en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a SINTRAGOBERNAR salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
- Ser informado por SINTRAGOBERNAR, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VII. Derechos de los Niños y Adolescentes
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y de las autoridades públicas promover, garantizar y proteger los datos personales de las niñas, niños y adolescentes, como derechos de especial protección de rango constitucional, como se encuentra dispuesto en el artículo 44 de la Constitución Política. SINTRAGOBERNAR cumplirá, garantizará y protegerá estos derechos fundamentales.
VIII. Deberes de SINTRAGOBERNAR
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales, son deberes de SINTRAGOBERNAR los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
- Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
- Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
- Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
- SINTRAGOBERNAR hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
IX. Registro Nacional de Bases de Datos
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
SINTRAGOBERNAR aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado, según el procedimiento y reglas establecidas reglamentariamente.
X. Autorizaciones y Consentimiento del Titular
En el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley.
XI. Medio y Manifestación para Otorgar la Autorización del Titular
SINTRAGOBERNAR en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través del correo electrónico contactenos@sintragobernar.org.
XII. Eventos en los Cuales No es Necesaria la Autorización del Titular de los Datos Personales
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
XIII. Legitimación para el Ejercicio del Derecho del Titular
Las personas autorizadas por la ley para reclamar en caso de ser afectadas en su derecho fundamental del habeas data son:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición SINTRAGOBERNAR.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, además de sus padres, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, defensores de familia, etc.
XIV. Tratamiento al cual Serán Sometidos los Datos y Finalidad del Mismo
El tratamiento para los datos personales indispensables de los afiliados estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de afiliado activo o registrado de SINTRAGOBERNAR, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión constitucional, legal y social en defensa de los intereses y derechos de los trabajadores.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
- Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. SINTRAGOBERNAR velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.
XV. Personas a Quienes se les Puede Suministrar la Información
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
- A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
XVI. Persona o Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
SINTRAGOBERNAR ha designado al señor CARLOS HERNAN VELASCO ZAMORA, en su condición de Secretario de nuestra organización sindical, como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política, la cual manejará, organizará y administrará los Datos Personales de los Titulares.
Esta dependencia estará atenta a resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico contactenos@sintragobernar.org.
XVII. Procedimiento para la Atención de Consultas, Reclamos y Peticiones
Los Titulares o sus causahabientes podrán hacer consultas, reclamaciones y petición de actualización, rectificación y supresión de datos. Para tal efecto se aplicará el procedimiento general del Título III de la Ley 1437 de 2011, en lo pertinente, y se utilizará contactenos@sintragobernar.org.
En cuanto a la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato, los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SINTRAGOBERNAR pondrá a disposición del Titular el correo electrónico contactenos@sintragobernar.org.
Si vencido el término legal respectivo, SINTRAGOBERNAR no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
XVIII. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales
SINTRAGOBERNAR, en cumplimiento de la misión social, constitucional y legal, en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter sindical, de derechos humanos, jurisdiccional con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, SINTRAGOBERNAR tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con SINTRAGOBERNAR y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe SINTRAGOBERNAR no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad con el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir información personal. La información será transferida y transmitida para todas las relaciones que puedan establecerse con SINTRAGOBERNAR.
XIX. Consentimiento para el Envío de Comunicaciones
Con la aceptación de esta política, los afiliados autorizan expresamente a SINTRAGOBERNAR para remitir a sus direcciones de correo electrónico, redes sociales y números de teléfono los comunicados, invitaciones, publicidad propia o en convenio, y demás información que emita la organización sindical.
XX. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una nueva política.